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Nesses casos, deve ser criado um item próprio na NF-e representando a operação, podendo ser cadastrado um produto para isto (ex.: cadastrar um item para apropriação do crédito do ativo permanente, etc.). Deve-se utilizar o quadro “Dados dos Produtos/Serviços” para detalhar as operações que não caracterizem circulação de mercadorias ou prestações de serviços e que exijam emissão de documentos fiscais (como transferência de créditos ou apropriação de incentivos fiscais, por exemplo)
Algumas unidades da Federação disponibilizam a possibilidade de uso de Nota Fiscal Eletrônica avulsa; consulte a respectiva Sefaz para verificar se existe este serviço.
O modelo operacional da nota fiscal eletrônica pressupõe a existência de arquivo eletrônico com assinatura digital gerado pelo contribuinte a partir de seu sistema emissor de NF-e, que pode ser próprio, adquirido de terceiros (privado ou público). Inclusive, existe um programa emissor de NF-e gratuito, disponibilizado para download no site do Portal Nacional de NF-e.
No caso de uma operação documentada por NF-e, a mercadoria somente poderá circular quando houver autorização de uso da NF-e e o DANFE correspondente a estiver acompanhando.
Desta forma, a NF-e deverá ser emitida e autorizada pela SEFAZ antes da circulação da mercadoria, cabendo à empresa avaliar o melhor momento para emissão e autorização da NF-e.
Em relação a impressão do DANFE, desde que seja após a autorização de uso da NF-e correspondente, é indiferente para a SEFAZ o momento de sua impressão dentro da rotina operacional interna, que poderá ser posterior ou não ao carregamento da mercadoria. O DANFE correspondente à NF-e que acoberta a operação deve sempre acompanhar a mercadoria e contenha o número de seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso.
A legislação do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento autônomo para efeito de cumprimento de obrigação acessória.
Assim, cada estabelecimento do contribuinte deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislação.
A emissão da NF-e depende de prévio credenciamento do contribuinte junto à SEFAZ de circunscrição do estabelecimento interessado.
O processo de geração e transmissão da NF-e é um processo eletrônico e pode ser realizado em qualquer local, desde que a NF-e seja emitida por um emissor e assinada digitalmente com o certificado digital contendo o nº do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte.
Uma NF-e aceita até 990 itens de produto. Há também um limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido à SEFAZ para se obter a autorização de uso: os arquivos XML não poderão exceder a 500 Bytes.
Com relação ao DANFE, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um DANFE poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE
Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da sequência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 a 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.
A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).
A inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de sequência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.
As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.
Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital. O emitente poderá:
A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma nota fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram a isso.
Na segunda hipótese, o emitente da NF-e irá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida.
Importante:
O trânsito da mercadoria será acompanhado pelo DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.
O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impressão e, em caso de contingência, formulário de segurança ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA).
Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado “DANFE Simplificado”, devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE.
Para maiores informações, vide as questões abaixo relativas ao DANFE e consulte a cláusula nona do Ajuste SINIEF 07/05.
As Secretarias de Fazenda disponibilizam Web Services para consultar o status de uma nota eletrônica por vez. Nos portais, a consulta às NF-e também deve ser realizada uma a uma, embora existam unidades da Federação que disponibilizam a consulta das notas destinadas para ou emitidas por um determinado contribuinte.
As notas fiscais eletrônicas autorizadas podem ser consultadas no site da SEFAZ autorizadora (Sefaz de Origem ou Sefaz-Virtual), ou subsidiariamente, no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br).
Caso a NF-e não seja encontrada no Portal Nacional da NF-e, não é condição suficiente para refutar a validade do documento, desde que conste como autorizada no site da SEFAZ autorizadora. Essa situação pode ocorrer devido a problemas de sincronismo entre as bases de dados do Ambiente Nacional e a sefaz de origem do emitente.
Nos casos de contingência com impressão de DANFE em Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), bem como, com prévio registro da Declaração Prévia de Emissão de Contingência (DPEC), se no prazo de 168 horas (sete dias), contados da emissão do DANFE, o destinatário não puder obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NF-e, deverá comunicar imediatamente o fato à unidade fazendária do seu domicílio.
Atenção: Na consulta na internet, não é possível imprimir a imagem ou representação gráfica do DANFE. O usuário conseguirá, no entanto, visualizar as suas informações.
A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória por parte do destinatário da NF-e.
Nos termos da cláusula décima, parágrafo primeiro, do Ajuste SINIEF 07/05, com redação dada pelo Ajuste SINIEF 04/06:
“§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.”
Cabe destacar que o destinatário não necessita imprimir qualquer documento para comprovar que realizou a consulta de validade da NF-e.
Nas situações de ocorrência de problemas técnicos que impeçam a emissão de NF-e, o contribuinte deverá adotar um dos procedimentos de contingência descritos na pergunta: “Como proceder no caso de problemas com a emissão da NF-e?” Sugere-se providenciar também a instalação do Programa Emissor de NF-e em algum outro computador, preferencialmente em outro local, o qual poderá ser utilizado na ocorrência de problemas com o sistema em uso, podendo inclusive ser um notebook, ou computador com sistema de baterias (nobreak, etc.), que poderá ser utilizado nos casos de falta de energia elétrica.
É vedada a reutilização, em contingência, de número de NF-e transmitida com tipo de emissão “Normal”, mesmo que o contribuinte não tenha obtido êxito em obter resposta à solicitação de Autorização de Uso da NF-e. Da mesma forma, é vedado o uso, em contingência, de número de NF-e utilizado para emitir outra NF-e em contingência.
No caso de autorização pelo SCAN, o contribuinte deverá modificar a série da NF-e para uma entre as séries 900 a 999 (as quais estão reservadas para o SCAN), observando a sequência de numeração da série que será utilizada. No caso de utilização das demais formas de contingência não se exige a troca de série para a emissão das NF-e.
Ocorrendo problemas técnicos com a emissão de NF-e, a empresa poderá seguir os procedimentos de contingência previstos na legislação (vide Ajuste SINIEF 07 de 2005 e suas alterações) e na documentação técnica da NF-e (vide Manual de Integração do Contribuinte – versão 4.0.1 – NT2009.006 – Anexo X – a partir da Pág. 177 / 232). A documentação técnica da NF-e, assim como os principais dispositivos legais relacionados à NF-e, podem ser encontrados no Portal Nacional da NF-e, em www.nfe.fazenda.gov.br.
Não se admite a emissão de NF mod. 1/1-A como operação de contingência de NF-e.
É vedada a reutilização, em contingência, de número de NF-e transmitida com tipo de emissão “Normal”, mesmo que o contribuinte não tenha obtido êxito em obter resposta à solicitação de Autorização de Uso da NF-e.
Resumidamente, os procedimentos de contingência atuais podem ser descritos da seguinte forma:
1) Autorização da NF-e pelo Sistema de Contingência do Ambiente Nacional – SCAN:
Emissão da NF-e em contingência com transmissão para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) e o DANFE pode ser impresso em papel comum. A transmissão para o SCAN depende de ativação prévia pela Sefaz autorizadora, de forma que sua utilização estará relacionada na maior parte dos casos com problemas técnicos na Sefaz autorizadora (e não no ambiente da empresa emitente). Nesse caso, a empresa deverá gerar NF-e com série a partir de 900 (séries de 900 a 999 estão reservadas ao SCAN), seguindo normalmente os demais procedimentos.
2) Transmissão de Declaração Prévia de Emissão em Contingência – DPEC:
Emissão de NF-e em contingência com o registro prévio do resumo das NF-e emitidas e impressão do DANFE em papel comum. O contribuinte informa ao fisco através do ambiente nacional da NF-e, por site ou transmissão por web service algumas informações resumidas da NF-e que irá emitir em contingência.
O DANFE deve ser impresso no mínimo em duas vias, contendo o segundo código de barras com dados adicionais da nota no lugar normalmente reservado para a impressão do Protocolo de Autorização. Uma das vias servirá para acompanhar o trânsito das mercadorias, devendo ser guardada pelo destinatário pelo prazo decadencial, e a outra via deverá ser mantida em arquivo pelo emitente pelo mesmo prazo.
As NF-e emitidas com DPEC, devem ser transmitidas para SEFAZ de origem, imediatamente após cessarem os problemas técnicos que impediam a sua transmissão.
3) Impressão do DANFE em Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares – FS-DA:
Para as situações em que exista algum impedimento para obtenção da autorização de uso da NF-e, como por exemplo, um problema no acesso à internet ou a indisponibilidade da SEFAZ de origem do emissor, o contribuinte pode optar pela emissão da NF-e em contingência com a impressão do DANFE em Formulário de Segurança – Documento Auxiliar (FS-DA), previsto no Convênio ICMS 96/09. Somente as empresas que tiverem adquirido o FS-DA poderão optar por esta modalidade de operação em contingência. A transmissão das NF-e emitidas em FS-DA para SEFAZ de origem será realizada imediatamente após cessarem os problemas técnicos que impediam a sua transmissão.
Nesta modalidade de operação em contingência o DANFE deverá ser impresso em FS-DA com no mínimo em duas vias, contendo o segundo código de barras com dados adicionais da nota no lugar normalmente reservado para a impressão do Protocolo de Autorização. Uma das vias servirá para acompanhar o trânsito das mercadorias, devendo ser guardada pelo destinatário pelo prazo decadencial, e a outra via deverá ser mantida em arquivo pelo emitente pelo mesmo prazo.
Nas modalidades de operação em contingência 2 e 3, se a NF-e transmitida após cessado o motivo que determinou a operação em contingência vier a ser rejeitada, o contribuinte deverá:
I – Gerar novamente o arquivo com a mesma numeração e série, sanando a irregularidade desde que não se alterem as seguintes informações:
a) as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;
b) os dados cadastrais que impliquem mudança do remetente ou do destinatário;
c) a data de emissão ou de saída;
II – Solicitar Autorização de Uso da NF-e;
III – imprimir o DANFE correspondente à NF-e autorizada, no mesmo tipo de papel utilizado para imprimir o DANFE original.
Em relação às NF-e que foram transmitidas antes da contingência e ficaram pendentes de retorno, o emitente, após a cessação das falhas, deverá solicitar o cancelamento das NF-e que retornaram com autorização de uso e cujas operações não se efetivaram ou foram acobertadas por NF-e emitidas em contingência, bem como solicitar a inutilização da numeração das NF-e que não foram autorizadas nem denegadas.
A empresa deverá observar os demais procedimentos a serem adotados, de acordo com o tipo de contingência, previstos na legislação e na documentação técnica (Ajuste SINIEF 07/05, Manual de Integração de Contribuinte). Destaca-se que é vedada a reutilização, em contingência, de número de NF-e transmitida com tipo de emissão “Normal”, conforme § 14 da cláusula décima primeira do Ajuste SINIEF 07/05.
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